29

CASE Maanmittauslaitos: Lean-johtamismallin kokeilu kirjaamisprosessin lainhuutohakemusten käsittelyssä

posted on


maanmittauslaitos_tu...

Tausta

Maanmittauslaitos toteutti projektina Valtioneuvoston johtamisen kärkihankkeeseen liittyen Lean-johtamismallin kokeilun kirjaamisprosessin lainhuutohakemusten käsittelyssä. Projektin tavoitteena oli tuottaa parannetun lainhuutoprosessin ohella kokemusta Lean-ajattelun toteuttamisessa sekä mahdollisimman laajasti valtionhallinnossa hyödynnettäviä hyviä käytäntöjä. Kokeilussa korostettiin asiakasnäkökulmaa, tehokkuutta, laadukasta johtamista ja jatkuvaa kehittämistä.

Maanmittauslaitoksen kirjaamisprosessissa ylläpidetään julkista lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriä. Vuosittain käsitellään ja ratkaistaan noin 100 000 lainhuutoa eli kiinteistön omistusoikeuden rekisteröimistä koskevaa hakemusta. Näiden lisäksi käsitellään kiinnityshakemuksia sekä erityisen oikeuden kirjaamishakemuksia, ja vuositasolla kokonaishakemusmäärä on noin 250 000 kappaletta. Käsittelijöitä on yhteensä noin 230, joista suurin osa on kirjaamissihteereitä. Asiantuntijoita on 22 ja lakimiehiä yhdeksän.

Toteutus

Lean-johtamismallin kokeilu toteutettiin Maanmittauslaitoksessa vuoden 2016 aikana. Kokeilua varten luotiin kokeilutiimi, johon kuului kahdeksan kirjaamissihteeriä, yksi asiantuntija ja yksi lakimies sekä tarvittavilta osin kaksi vireille laittajaa. Projektin aikana kokeilutiimillä toteutettiin kuusi kuukauden mittaista kokeilua ja yksi kahden kuukauden mittainen kokeilu. Lopputulosten raportoinnissa hyödynnettiin käsittelyaika- ja tuottavuustilastoja, joiden lisäksi eri kokeilujen aikana selvitettiin muun muassa puutteellisten hakemusten määrää, puutteiden laatua, vireille laiton virheitä, ohjeiden käyttöä sekä sitä, mistä hakemukset tulivat. Kokeilutiimin tuloksia verrattiin koko muun prosessin tulokseen sekä sen omiin kokeilun kestäessä saatuihin tuloksiin. Projektin kokeilut toteutettiin toimintatapoja muuttamalla nykyisen lainsäädännön ja järjestelmien puitteissa.

Projektin tulokset

Lainhuutojen käsittelyn tehokkuus lisääntyi kokeilutiimissä puolen vuoden aikana 30 prosenttia. Lisäksi lainhuutojen käsittelyajan mediaani saatiin yhdessä kokeilussa äärimmilleen vietynä laskettua viiteen päivään. Tämä menettely ei kuitenkaan olisi kokonaisuutta ajatellen täysin järkevää resurssien käyttöä, jotta sitä olisi kannattanut sellaisenaan monistaa koko prosessin tasolle.

Projektista opittiin, että kaikkien organisaatioiden kannattaa lähteä mukaan Lean-matkalle. Leanin myötä opitaan uutta oman organisaation toiminnasta. Valmiita menetelmiä ei ole antaa, vaan jokaisen on löydettävä omaan organisaatioonsa soveltuvat menettelytavat ja toimintamallit. Kokeileminen ja hyötyjen saaminen ovat mahdollisia myös tiukasti säännellyssä viranomaisprosessissa, kunhan lainsäädännön asettamat raamit otetaan kokeiluissa huomioon.

Prosessin nykytilanne ja olennaiset faktat kannattaa selvittää mittaamalla. Näin kehitystyössä voidaan keskittyä aidosti vaikuttaviin seikkoihin uskomusten sijaan ja löytää ongelmien taustalla olevat todelliset juurisyyt. Tavoitteena on eliminoida hukkaa. Toisin kuin perinteisissä hankkeissa ja projekteissa, joissa lopputulokset hiotaan loppuun asti ennen käyttöön ottamista, Leanissa nopeat ja rohkeat kokeilut ovat sallittuja. Tämä edellyttää, että johto on sitoutunut kehittämiseen ja tarvittavat valtuudet ovat olemassa. Epäonnistumisetkin ovat sallittuja, koska niistä voidaan oppia.

Lean ei vaadi mittavia investointeja, koska se perustuu hyvin pitkälti toimintamallien ja ajatustavan muutokseen. Sääntöjen ja linjausten, tapojen ja ajattelumallien muuttaminen on vaikeampaa kuin fyysisten rajoitteiden poistaminen. Kulttuurin vaikutukset toimintatapoihin on tärkeää sisäistää. Ylilaatu on viranomaistoiminnassa oleellinen hukan muoto ja prosessin toiminnan kannalta yhtä huono asia kuin alilaatu eli virheiden tekeminen.

Lean-oppien hyödyntäminen lisää työhyvinvointia, koska henkilöstö saa itse olla mukana vaikuttamassa ja tulokset parantuvat. Lean on prosessi, jossa kehitytään askel askeleelta. Kyse ei ole projektista, jolla on alku ja loppu, vaan jatkuvasta pienin askelin tapahtuvasta kehityksestä. Helposti ja heti saavutettavia mittavia hyötyjä ei välttämättä saada, vaan onnistuneet muutokset vaativat aikaa. Toisaalta vaikutukset ovat kuitenkin pitkäikäisiä, koska taustalla on ajattelutavan muutos.

Vaikka Lean-projekti päättyi, Maanmittauslaitoksen todellinen Lean-matka vasta alkoi!

Laura Mäkimarttunen
Kehityspäällikkö, kirjaamisasiat
 

Syksyn aikana järjestettävää kirjaamistoiminnan ja Lean-koulutusta

Laura Mäkimarttunen on yksi syyskuussa alkavan Kirjaamistoiminnan jatkokoulutuksen kouluttajista.

25.-26.9.2018 järjestettävä koulutus on kehitetty vastaamaan kirjaamistoiminnan kehittämistarpeisiin. Mukaan on otettu teemoja niin kirjaamohenkilökunnan roolin muutoksesta kuin kirjaamisprosessien kehittämisestä ja ohjeistuksesta. Kurssilla käsitellään myös perehdyttämistä sekä ohjeistuksen päivittämistä. Nämä osaamisvaateet kasvavat kirjaamohenkilökunnan työssä asiakirjahallinnan sähköistyessä.

Lisätietoja ja ilmoittautumiset verkkosivuillamme 16.9. mennessä

***

Kirjaamistoiminnan perusteisiin pääsee tutustumaan loppuvuodesta 20.-21.11.2018 järjestettävässä Kirjaamistoiminnan koulutuksessa.

Tämä koulutus antaa perustiedot kirjaamisesta ja sen kokonaissuunnittelusta sekä kirjaamiseen läheisesti liittyvästä lainsäädännöstä. Kurssilla käsitellään myös kirjaamisessa tarvittavaa hallinnon tuntemusta ja oikeustietoa. Hallinnon toiminnan tuntemus on olennainen osa kirjaamossa työskentelevän henkilön ammattiosaamista, esimerkiksi muutoksenhaussa ja eri määräaikojen noudattamisessa kirjaaminen on avainasemassa asiakkaan oikeussuojan toteutumisessa.

Lisätietoja ja ilmoittautumiset verkkosivuillamme 6.11. mennessä.

***
Muita tiedonhallinnan koulutuksia löydät verkkosivujemme Tiedonhallinta-osiosta.


Lean-koulutukset:


Lean - Paranna ja nopeuta julkishallinnon prosesseja 28.9.2018

Perehdytystyökalut Leanin perustyökaluihin ja hyötyihin 9.11.2018

Johdon rooli Leanin toteuttamisessa 19.-20.11.2018

Kokeileva Kata ja Kaizen Lean-prosessien kehittämistekniikkoina -työpaja 3.12.2018

 

| Categories: Koulutus, Asiantuntija, Valtionhallinto | Tags: | View Count: (142) | Return

Post a Comment