11

Keskusrikospoliisi (KRP) hyödynsi erikoisammattitutkintoa henkilöstöhallinnon prosessien kehittämisessä

posted on

 

Kun KRP:n henkilöstöpäällikkö Leila Melander näki HAUSin uutiskirjeessä tiedon Talous- ja henkilöstöhallinnon erikoisammattitutkinnosta, hän omien sanojensa mukaan ihastui siihen välittömästi.

”Koulutus oli ensinnäkin ihan uusi, mutta meilläkin tietysti aina ajatellaan kustannuksia, eli tutkinnon oppisopimusmuoto kiinnosti. Meillä oli ennen koulutuksen alkamista ollut useampikin rekrytointi ihan lähiaikoina ja koen, että tällainen EAT on ansioluettelossa hyvä lisä, sillä on oikeasti merkitystä”.

Melander toimi opiskelijoiden ohjaajana ja näytön vastaanottajana. Hän teki paljon pohjatyötä sen varmistamiseksi, että koulutus rakentuisi hyväksi niin osallistujille kuin organisaatiolle.

 

EAT_Essi_Leila_edit

 

Kolmen kopla henkilöstöhallinnosta

KRPsta haki kolme henkilöstöhallinnon virkamiestä koulutukseen ja kaikki myös hyväksyttiin. Enemmänkin halukkaita olisi ollut, mutta yksi hakukriteereistä (vakituinen virka) rajasi tällä kertaa osallistujat kolmeen. Osallistujilla oli virkaikää ajatellen erilaisia taustoja, myös painotukset tutkinnon sisällä vaihtelivat. Tästäkin oli henkilöstöpäällikön mukaan hyötyä organisaatiolle, koska tutkinnosta saatiin enemmän irti. Henkilöstöhallinnon ammattilaisten lisäksi yksi KRP:n virkamies suoritti tutkinnon taloushallinnon osaamisalalta.

Leila Melander totesi, että tutkintoa pohtiessaan hänellä ei ollut alaistensa suhteen niinkään mielessä osaamisen kehittäminen, koska kaikki valitut ovat osaavia ja potentiaaleja, vaan hän painotti nimenomaan kokonaiskuvan saamisen tärkeyttä ja henkilöstö- ja taloushallinnon yhdistämistä.

Henkilöstösuunnittelija Essi* oli yksi kolmesta osallistujasta ja hän kehui paitsi koulutusta, mutta myös esimieheltään saamaa tukea.

”Leila osallistui tutkinnon kriteerien pohdintaan ja että mikä tehtävä soveltui mihinkin kriteereihin. Hänen kanssaan käytiin useita sessioita, joissa pohdittiin erilaisia kehityshankkeita ja miten etenemme seuraavaksi. Esimiehen tuki ja kiinnostus oli tutkinnon menestyksekkäässä suorittamisessa aivan ensiarvoisen tärkeää!”

Leila Melander totesi myös itse oppineensa samalla, kun ohjasi alaisiaan.

”Minäkin jouduin tarkastelemaan asioita todella systemaattisesti, papereiden äärellä todella käymään läpi, mitä kaikkea tämä sisältää. Esimerkiksi työhyvinvointi- ja työsuojeluasiat olivat sellaisia, että ensimmäistä kertaa itsekin hahmotin, että mikä tämä koko kokonaisuus oikein on.”

Puhuttaessa koulutuksen vaatimasta työmäärästä sekä Leila että Essi naurahtivat, että kyllähän tämä oli todella työläs vuosi. Samaan hengenvetoon Essi kuitenkin totesi, että kun hän katsoo näyttötutkintokansiotaan, niin kaikki työt ovat työsuorituksia, eikä mitään tullut tehtyä vain tutkintoa varten. Kumpikin haastateltu kiitteleekin tutkinnon käytännönläheisyyttä ja kattavuutta.

”Päätimme jo heti alusta alkaen, että kytkemme tämän koulutuksen omaan kehittämistyöhömme. Olemme saaneet kehitettyä isoja prosessikokonaisuuksia, esimerkiksi perehdyttämiseen on paneuduttu aivan uudella tavalla”, Melander kertoi.

”Aloitimme uusien työntekijöiden perehdytysaamukahvit kahden viikon välein ja niissä käydään läpi mahdollisimman nopeasti työsuhteen alkamisen jälkeen erilaisia henkilöstöhallinnon asioita. Aiemmin tilaisuuksia järjestettiin muutamien kuukausien välein”, Essi jatkoi.

”Varhaisen vaiheen oppimisella on valtava merkitys laadukkaan toiminnan varmistamiseksi ja virheiden minimoimiseksi. Kun virkamies ja esimies osaa heti toimia oikein, koko prosessi menee hyvin ja tämä näkökulma on hyvin tärkeää kehittämisessä”, Leila Melander painotti.

Perehdyttämisen lisäksi KRP:ssa päivitettiin EAT:n aikana henkilöstöhallinnon vuosikello toimintaprosessien yhdenmukaistamiseksi. Myös työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa kehitettiin ja osallistuttiin työsuojelun toimintasuunnitelman tekemiseen. Ongelmien ja ristiriitatilanteiden käsittelyn ohjeistus oli tätä haastattelua tehdessä vielä keseken, mutta tämäkin kehitystyö alkoi EAT:n aikana. Melander totesikin, että nyt kun asiaa oikein miettii, niin voi sanoa, että tutkinnon suorittamisen aikana tuli tarkistettua oikeastaan kaikki vuosikelloon kuuluvat prosessit.

Tutkinnon suorittaminen osui aikaan, jolloin KRP:ssa organisoitiin uusiksi koko henkilöstöpalveluiden työskentelytapa. Jatkossa henkilöstöasiat hoidetaan tiimityöskentelynä ja siihen liittyen myös työtilat laitettiin uusiksi kalusteita myöten. Uudistuksen yhteydessä sovittiin laajemmista ja systemaattisemmista etätöistä ja esimerkiksi paperiprosesseista siirryttiin paperittomaan työskentelyyn. EAT-opiskelijat pystyivät kehittämään yhdessä tiimityötä koulutuksen aikana ja pohtimaan, millaisilla toimintatavoilla työskentely jatkossa sujuisi mahdollisimman hyvin. Työnantajan ja esimiehen näkökulmasta henkilöstöpäällikkö Melander antoi myös tälle kehittämisotteelle kiitosta ja kehui alaisiaan vuolaasti. 

Myös yksilötasolla tapahtui muutoksia. Essin tehtävänimike muuttui ja toimenkuva muuttui vaativammaksi. Tutkinnon suorittaminen hänen mukaansa hyvin uutta, laajempaa tehtäväkenttää.

Toiveena kollegaverkoston kasvattaminen

Tutkinnosta valmistui nyt vasta ensimmäinen opiskelijajoukko, joten kehitettävääkin varmasti on. Essi nosti erityisesti esiin sähköisten välineiden paremman hyödyntämisen, koska koki näyttökansion kokoamisen ja kaiken perinteisesti paperimuodossa dokumentoimisen kuormittavaksi. HAUS Collegen rehtori Marja Laine-Asikainen kommentoi tähän, että sähköistä palautejärjestelmää itse asiassa suunnitellaan, mutta lopullinen muoto ja aikataulu on vielä auki.

Toinen asia, jonka Essi mainitsi liittyi ryhmän lähitapaamisiin. Hän totesi, että lähiopetuspäivät sijoittuivat tutkinnon alkuun ja sen jälkeen opiskelijat olivat pitkälti omillaan tekemässä näyttöjä omissa organisaatioissaan.

”Olisi voinut olla hyvä, että jossain myöhemmässä vaiheessakin olisi ollut esimerkiksi parin tunnin vapaamuotoisia aamukahvitapaamisia. Niissä olisi voinut vaihtaa ajatuksia ja keskustella näyttöön liittyvistä kysymyksistä, joita ehkä joku toinenkin pohti ja olisi voinut yhdessä miettiä ratkaisuja. Samalla opiskelijat eri organisaatioista olisivat tulleet tutuksi ja tutkinnosta olisi jäänyt myös toimiva kollegaverkosto.”

Essi pohti myös henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon vieläkin kiinteämpää yhteyttä.

”Alkuvaiheessa olisi voinut painottaa ehkä vieläkin enemmän esimerkiksi toiminnan kehittämistä ja mittaamista, että miten tärkeää se on. Siitä puhutaan paljon ja tulevaisuudessa sen rooli tulee entisestään kasvamaan eli olisi hyvä, että myös henkilöstöhallinnon puolella ymmärrettäisiin enemmän talouspuolta ja toisaalta päinvastoin.”

KRP:läiset suosittelevat EAT:ta lämpimästi

Kaksikkoa haastatellessa ei voi välttyä mielikuvalta, että kumpikin oli todella tyytyväinen tutkinnon sisältöön ja erityisesti niihin hyötyihin, joita osallistujat ja ohjaaja saivat niin henkilökohtaisella kuin KRP:n tasolla. Kumpikin sanoi suosittelevansa lämpimästi paitsi tutkintoa, myös tällaista mahdollisuutta, että samasta organisaatiosta on useampi osallistuja.

”Kun on useampi kollega mukana, tulee enemmän ajatusten vaihtoa ja tutkinnon suorittamisesta tulee hyödyllisempää kehittämisen näkökulmasta. Kollegoiden kanssa voi yhdessä pohtia omaa organisaatiota, tarpeita ja mahdollisuuksia. Jos olisin ollut yksin suorittamassa tutkintoa, niin olisi varmaankin tullut keskityttyä enemmän johonkin pienempään kokonaisuuteen. Nyt saimme otettua prosessinäkökulman mukaan” Essi summaa.

Esimieheltä tullut tuki oli Essin mielestä ensiarvoisen tärkeää ja Leila Melander totesikin, että vaikka heiltä lähti koulutukseen valtavan vahvoja osaajia, oli hienoa nähdä, että siitä huolimatta kaikki motivoituivat oppimaan lisää.

Essi komppasi esimiestään ja totesi, että koki, että tutkinto antoi paitsi laajempaa näkökulmaa prosesseihin, antoi myös omaan työhön paljon uutta.

”Olin todella tyytyväinen tutkintoon ja suosittelen sitä muillekin. Tämän kautta pääsi pohtimaan oman työn lisäksi isompaa mittakaavaa ja koko henkilöstöhallinnon kokonaisuutta. Tutkinto tarjosi oman ammattitaidon osoittamisen lisäksi myös mahdollisuuden tarkastella omaa työtä ja erilaisia prosesseja eri perspektiiveistä. Koin, että tämä toi myös omaan työhöni uusia näkökulmia.”

 

Teksti: Janina Himberg / HAUS

*Haastatellusta on käytetty vain etunimeä hänen pyynnöstään.

 

Seuraavaa tutkintoa suorittamaan voi ilmoittautua 21.12.2017 saakka.

| Categories: Koulutus, Asiantuntija, Valtionhallinto | Tags: | View Count: (1396) | Return

Post a Comment