29

JOKO-JUST-alumnitilaisuus 19.5. - Lean-ajattelun vieminen käytännön toimiksi

posted on

HAUS järjestää vuosittain alumnitilaisuuksia VALTIO-JOKO ja VALTIO-JUST-ohjelman suorittaneille. Alumnitoiminnalla HAUS haluaa tukea valtionhallinnon eri organisaatioista tulevien henkilöiden verkottumista. Alumnitilaisuuden teemana on usein valtionhallinnossa ajankohtainen ilmiö tai jonkin viraston / ministeriön kokeilema uusi toimintatapa. Sen lisäksi, että HAUS järjestää alumneille tilaisuuksia, koulutusohjelmien eri vuosikurssit järjestävät niitä myös itse. He tapaavat säännöllisen epäsäännöllisesti ja pitävät näin yhteyttä toisiinsa. Koulutusohjelmien jälkeinen verkottuminen on koettu tärkeäksi osaksi kokonaisuutta, osaamisen jakamista sekä tietojen päivittämistä vapaamuotoisemmin.

HAUS järjesti Lean-aiheisen alumnitilaisuuden 19.5. Tilaisuus täyttyi varsin nopeasti ja paikalle saapui lopulta lähes 40 VALTIO-JOKOn tai JUSTin suorittanutta. Tilaisuuden puhujat olivat HAUSin pitkäaikainen yhteistyökumppani, valmentaja Janne Sariola, Helsingin yliopistosta ja kirjaamislakimies Laura Mäkimarttunen Maanmittauslaitoksesta.

Pitkäjänteistä suunnittelua ja nopeaa reagointia

Sariola kertoi omassa alustuksessaan Lean-johtamisesta. Hän kehotti miettimään ennen kaikkea Leanin sisältöä ja vertasi sitä johtamistapana tulosjohtamiseen. Sariola korosti, että tulosjohtamisen näkökulmasta työntekijällä on vastuu uudistaa omaa tekemistään. Toiminnan kehittämisen ja uudistamisen lähtökohtana voidaan pitkälti pitää asiakasta ja kansalaista. Tulosjohtaminen perustuu pitkäjänteiseen suunnitteluun, kun Lean-johtaminen perustuu nopeaan reagointiin ja parannuksiin, jotka tuovat hyötyä myös lyhyellä tähtäimellä. Sariola muistutti myös käsitteiden merkityksestä Lean-johtamisessa ja niiden käyttämistä siten, että kaikilla on käsitteistä yhteinen ymmärrys. Lopuksi Sariola kannusti vielä ottamaan kaikki mukaan organisaation yhteiseen Lean-kehittämiseen.

Kaikkea ei voi korjata kerralla

Laura Mäkimarttunen kertoi omassa puheenvuorossaan Lean-kokeiluista Maanamittauslaitoksessa. Heillä Lean-kokeilut kohdistuivat lainhuuto- ja kirjaamisprosesseihin. Mäkimarttunen osasi hienosti käytännöllistää Leania ”Tullaan ja havainnoidaan, miten joku tekee töitä ja opitaan vaikkapa tietojärjestelmien käyttöön uusia niksejä. Opitaan katsomalla, seuraamalla ja kyselemällä”. Mäkimarttusen puheenvuorossa korostui se, että kaikkea ei voida korjata kerralla. Kun hyväksytään yhdessä, että jonkun epämukavuuden kanssa on opittava elämään, asia ei enää häiritse ja sekin sujuvoittaa työtä.

Kokonaiskuva prosessista on tärkeä

Maanmittauslaitoksessa oppimista edisti se periaate, että esimerkiksi kirjaamisprosessissa käsittelijä, joka ottaa asian käsittelyyn, hoitaa sen itse alusta loppuun. Näin hän voi kehittää omaa osaamistaan koko prosessista. Tämä tarkoittaa käytännössä myös sitä, että vaikka tiimistä löytyisi joku joka osaisi tietyn prosessin kohdan paremmin, hänen tulisi pidättyä ottamasta asiaa itselleen, jotta kollega voisi oppia.
Käsittelyprosessia nopeuttaa, jos käsittelijä tekee itse esimerkiksi dokumenttien kokoamisen, sillä silloin hänelle syntyy jo jonkinlainen kuva tapauksesta ja hän alkaa sitä alitajuisesti ratkoa. Mitä pikemmin hakemuksen puutteet havaitaan, sitä nopeammin voidaan pyytää täydennyksiä, joiden saamisessa menee aikaa. Lean-kokeilun aikana havaittiin myös, että osan asioista voi selvittää soittamalla, täydennystietoja ei tarvitse aina pyytää kirjallisina.

Pieniä palavereja päivittäin

Mäkimarttusen puheenvuorosta sai sen käsityksen, että todella harvat asiat ovat vaikeita tai erittäin vaikeita, mutta joidenkin asioiden kanssa asiantuntija tarvitsee aikaa tai keskustelua kollegoiden kanssa. Tiimityössä puolen tunnin päivittäiset palaverit eivät vähennä tuottavuutta. Tiimikatsaus, lyhytkin aktivoi tehtäviä ihmisen mielessä sekä riittää useimmiten käytännön kysymysten ratkomiseen.
Kun pieniä palavereita on tarpeeksi usein, ei kulu energiaa sen miettimiseen, milloin olisi mahdollisuus puhua, vaan voi luottaa, että joka päivä on tilaisuus, jossa voi ottaa kysymyksiä esiin.

Mäkimarttusen esityksessä hyvää oli se, että sen piti kokeiluun osallistunut asiantuntijalakimies. Arjen yksityiskohdat ja käytännön ratkaisut omakohtaisista kokemuksista kokeilun edetessä olivat erittäin kiinnostavia.



Teksti: koulutuspäällikkö Riitta Tihinen ja koulutussuunnittelija Matleena Nurmiainen

Seuraava VALTIO-JOKO – Johdon koulutusohjelma alkaa 30.8.
VALTIO-JUST – Julkisen johtamisen strategiaohjelma tiedustelut johtaja Johanna Snellman, puh 0207 180 249.

| Categories: Koulutus | Tags: | View Count: (2860) | Return

Post a Comment