17

Henkilöstön kouluttamisesta hyötyä koko organisaatiolle – Case: PRH

posted on

Monessa valtionhallinnon organisaatiossa mietitään tällä hetkellä ensi vuoden henkilöstökoulutusasioita. Kehityskeskusteluissa ja tehtävämuutoksissa on saattanut tulla esiin tarvetta uuden oppimiselle tai vanhojen taitojen päivittämiselle. Toisaalta taloustilanne ja monin paikoin vähenevät koulutusmäärärahat pakottavat esimiehet pohtimaan, ketä koulutetaan, mistä aiheesta ja koska.

Pienentyvät resurssit on tehokkainta käyttää oman toiminnan ytimeen, substanssitehtäviin, ja esimerkiksi koulutus- ja kehittämispalvelut kannattaa hankkia koulutusalan ammattilaiselta. Valtiokonsernin in-house-kouluttajana ja –kehittäjänä HAUS on hallintoa varten, ja yhteistyössä asiakkaidemme kanssa etsimme parhaimmat ratkaisut organisaatioiden ja henkilöstön kehittämistarpeisiin.

Koulutus jää usein vain osallistujan pääomaksi, vaikka opitun jakamisesta olisi monenlaisia hyötyjä

Toteuttamissamme asiakaskyselyissä on käynyt ilmi, että koulutus jää usein vain kunkin koulutetun omaksi pääomaksi ja tietotaidoksi. Hallinnossa ei välttämättä osata vielä laajemmin hyödyntää yksittäisen virkamiehen saamaa koulutusta, ja vain harvassa organisaatiossa on mekanismeja tai käytäntöjä, joiden avulla esimerkiksi esimiehen tai kollegojen kanssa käytäisiin läpi opittua ja mitä koulutuksesta voidaan heti soveltaa suoraan omaan työhön. On kyse sitten lyhyestä päivän kurssista tai pidemmästä ohjelmasta, jää sieltä mukaan työkaluja ja sisältöjä, joiden jakamisesta olisi iloa lähikollegoille ja ehkäpä organisaatiolle laajemminkin.

Opitun jakamisella myös yksittäisen koulutuspanostuksen suhteellinen hinta pienenee, eikä koulutus jää irralliseksi kurssitukseksi. Tämä hyödyttää sekä työntekijän omaa ammatillista kehittymistä että takaa myös organisaatiolle ajantasaisen osaamisen. Pitkäjänteisellä suunnittelulla henkilöstön koulutuksesta voidaankin rakentaa järkeviä ja kustannustehokkaita kokonaisuuksia, jotka lisäävät koko organisaation osaamista ja parantavat työtulosta.

Patentti- ja rekisterihallitus panostaa henkilöstön koulutukseen

Kolme Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) viestinnän ammattilaista, viestintäpäällikkö Leena-Liisa Lehikoinen, viestintäasiantuntija Mirja Lehikoinen sekä kehitysasiantuntija Olli Ilmarinen osallistuivat HAUSin Argumentointi ja perustelutaidot -koulutukseen syyskuun alussa.

Haastattelin Mirja Lehikoista marraskuun lopussa ja keskustelimme paitsi PRH:n henkilöstökoulutuskäytännöistä niin myös siitä, miten hän ja kollegansa jakoivat oppimaansa organisaation sisällä myös muille.

MirjaLehikoinen_HAUSUutiset42014

PRH on hyvin koulutusmyönteinen organisaatio ja henkilöstön koulutusta pidetäänkin Lehikoisen mukaan tärkeänä. Henkilöstön kehittämispäällikkö koordinoi vuosittain tehtäviä koulutussuunnitelmia, ja myös osaamisen jakamiseen talon sisällä PRH suhtautuu kannustavasti. Tämä johtuu varmasti osin siitäkin, että PRH itsekin järjestää koulutusta esimerkiksi immateriaalioikeuksiin (IPR) ja kaupparekisteriasioihin liittyen.

Mirja Lehikoisella itsellään on kauppatieteellisen koulutuksen lisäksi erityisoppilaitostaustaa ja hän totesikin, että tunnistaa luonteessaan tietynlaista opettajamaisuutta.

    ”Minulla on jo pitkään ollut sellainen ajatus, ja olen pyrkinyt siihen myös omassa työssäni, että jaettu tieto on yhteinen ilo. Eli jos jotain uutta oppia saa, ihan mistä tahansa, niin se kannattaa jakaa. Organisaatioissa tehdään tällä hetkellä paljon yhteistyötä ja puhutaan moniammatillisuudesta ja moniosaamisesta. Uskon, että mitä enemmän meillä on tietoa eri asioista ja erilaisista näkökulmista, se auttaa prosessien, yhdessä toimimisen ja oman työn kehittämisessä.”

Mirja Lehikoinen ja Olli Ilmarinen ovat luennoineet ja kouluttaneet PRH:n henkilökuntaa niin yhdessä kuin erikseen, ja Lehikoisen tehtävänkuvaan kuuluu mm. työyhteisöviestintä ja sen kehittäminen. HAUSin argumentaatiokoulutuksen jälkeen PRH:ssa järjestettiin tukipalvelujen kehittämispäivät, johon pohdittiin sopivaa sisältöä.

    ”Yhtenä erittäin tärkeänä työyhteisöviestinnän kehittämistapana voidaan pitää sitä, että koulutamme meidän ihmisiä ja annamme heille viestintätaitoja, -työkaluja ja –valmiuksia sekä kehitämme niitä. Argumentointi on yksi tällaisista taidoista, joka koskettaa erityisesti meitä tietotyöntekijöitä. Me kaikki HAUSin argumentaatiokoulutuksen käyneet olimme todella tyytyväisiä päivän antiin ja pystyimme hyödyntämään sitä heti suoraan omassa työssämme. Siitä lähtikin sitten ajatus, että hei, kiinnostaisikohan tämä argumentointi muitakin!”

Mirja Lehikoinen kirjoitti Ikiliikkuja-henkilöstölehteen aiheesta artikkelin (Vaikutatko puhumalla?, 3/2014). Lisäksi hän valmisti yhdessä Olli Ilmarisen kanssa HAUSin koulutuspäivän pääkohdista noin tunnin tiiviin esittelyluennon, jonka kohderyhmänä oli tietohallinnon, viestinnän ja hallinnon henkilökuntaa. Mukana oli niin johtajia kuin suorittavan työn tekijöitä. Luennosta saatu palaute oli erittäin kiittävää sekä hyödyllisen asiasisällön että työyhteisöön liittyvän vuorovaikutuksen kannalta. Lehikoinen kertoi, että palautteessa kiiteltiin, että he uskalsivat tulla esiintymään kollegoille, ja moni oli lisäksi yllättynyt kollegoiden luennointiosaamisesta, jos ei aiemmin ollut tätä kaksikkoa päässyt kuulemaan.

Miksi juuri argumentaatio?

Kyky osata esittää oma asia selkeästi ja yksinkertaisesti muille on asiantuntijalle erittäin tärkeä taito. Usein kuulijana on henkilö, joka ei tunne asiaa välttämättä lainkaan eli pitäisi osata erottaa mikä on tärkeää ja miten asian esittää ymmärrettävästi. Tietotyöläisen työviikko voi täyttyä kokouksista, joissa pitäisi osata tuoda oma mielipide ja asia esiin tiivistetyssä muodossa ja lyhyessä ajassa, ja samalla vakuuttaa kuulijat oman asian tärkeydestä. Ilmaisun selkeäsanaisuus sujuvoittaa työntekoa ja vuorovaikutusta esimerkiksi kollegoiden tai asiakkaiden kanssa.

Asiakaspalveluun panostaminen parantaa mielikuvaa koko organisaatiosta

PRH:ssa on organisaatiomuutosten myötä yhdistetty asiakaspalvelu ja viestintä samaan tulosalueeseen. Asiakasrajapinnassa on tärkeää osata ilmaista usein asiakkaiden mielissä vaikeiksi ja kenties byrokraattisiksikin koetut asiat selkeästi ja yksiselitteisesti. Täsmällinen ja oikea-aikainen tieto varmistaa, että vaikkapa patenttihakemusprosessit sujuvat jouhevasti niin asiakkaan kuin PRH:nkin näkökulmasta. Kahden hengen argumentaatiotiimi onkin jo pohtinut asiakaspalvelusta seuraavaa kohderyhmää samalle tietoiskulle.

***
Asiakaspalvelun substanssisisällöissä HAUS tarjoaa valmennusta niin avoimena koulutuksena kuin yhä enemmän myös organisaatiokohtaisesti räätälöitynä, jolloin organisaation yksilölliset erityispiirteet ja -tarpeet voidaan ottaa huomioon.

| Categories: Koulutus, HAUS, Valtionhallinto | Tags: | View Count: (5663) | Return

Post a Comment