Valtiotieteen tohtori, tutkija, Isto Huvila Upsalan yliopistosta: "Omat tiedot hukassa?"

Omakaan tieto ei pysy järjestyksessä itsestään, joten sen hallinta on syytä ottaa yhtä tosissaan kuin organisaation yhteisenkin tiedon.

Tutkimusta ja käytäntöä

Henkilökohtaisen tiedon hallinta (HTH) on verrattain uusi tutkimuskohde informaatiotieteen parissa. Aihetta on epäsuorasti tutkittu vuosikymmeniä, mutta vasta viime aikoina tutkijat ovat tosissaan alkaneet perehtyä siihen, miten ihmiset etsivät ja löytävät uudelleen sellaista tietoa, jonka he ovat itse tuottaneet ja tallentaneet.

Tehokkaita henkilökohtaisen tiedonhallinnan työkaluja on toki ollut olemassa jo pitkään, esimerkkinä vaikkapa perinteinen pöytäkalenteri. Tutkimus on kuitenkin tuonut paljon lisää selvyyttä siihen miten ja miksi henkilökohtaisen tiedon hallinnan välineet toimivat kuten toimivat ja esimerkiksi miten digitaaliseen ympäristöön voidaan kehittää entisiä tehokkaampia työkaluja.

Omaa tietoa voi hallita monella tavalla

Jokainen meistä hallitsee omaa tietoaan monilla eri tavoilla. Talletamme tietoa kirjoittamalla sitä kalenteriin, keltaisiin muistilappuihin, erilaisiin tiedostoihin sekä moniin muihin paikkoihin. Tärkein tiedon tallennuspaikka ja apuneuvo tiedon uudelleen löytämiseen on oma päämme. Rutiinit, avainsanat ja monet muut henkilökohtaiset tavat muistaa on tärkein apuväline ja lähtökohta henkilökohtaisen tiedon hallinnassa ja sen kehittämisessä.

Sekä henkilökohtaista tiedon hallintaa erityisesti selvittänet tutkijat että laajemmin tiedon käyttöön ja tietotyöhön liittyneet tutkimukset ovat osoittaneet, että tapoja on lähes yhtä monta kuin ihmisiä, työtehtäviä ja tiedonhallinnan välineitä. Osa tavoista on monissa tapauksissa tehokkaampia kuin toiset yleisesti käytetyt menetelmät, mutta oikea tapa riippuu aina tilanteesta. Oma sähköpostilaatikko voi olla sekä paras että toivottomin mahdollinen tapa yrittää hallita tietotulvaa.

Nähdäkö sitten moista vaivaa?

Informaatiotulva on arkipäivää ja kirjallisuudessa on viitattu jopa informaatioliikalihavuuteen. Jokainen meistä joutuu luovimaan suurten tietomäärien keskellä ja kuten ravinnon suhteen, myös informaation suhteen tyytymään suuriin määriin huonosti sulavaa ja henkisesti meitä kuormittavaan ja, kuvaannollisesti ajatellen, ’lihottavaan’ informaatioon.

Paitsi liiallinen, myös vähäisempi, mutta huonosti hallussa oleva tieto aiheuttaa monenlaista harmia. Jatkuva löytämättömyys turhauttaa, aiheuttaa stressiä ja epäonnistumisen tunnetta. Se myös vie vuodessa helposti kymmeniä tunteja arvokasta työ- ja vapaa-aikaa ja välillisesti heikentää myös oman organisaation tuottavuutta.

Pahimmassa tapauksessa huonosti arkistoidut henkilökohtaiset tiedot voivat aiheuttaa mittavia taloudellisia menetyksiä ja viranomaistapauksissa väärin perustein tehtyjä päätöksiä ja virheitä. Yritysmaailmassa on laskettu, että jopa kuudesosa kaikesta tiedon käyttöön liittyvästä ajasta kuluisi tunnetun tiedon uudelleen tuottamiseen. Suurehkossa organisaatiossa tiedon etsiminen ja löytymättä jääminen sekä tiedon uudelleen tuottaminen saattaa maksaa helposti kymmeniä miljoonia euroja vuodessa.

Oman tiedon hallintaan ja sen suunnitteluun käytetty aika suhteessa huonosti hallussa olevan tiedon käsittelyyn vaatimaan aikaan on mitätön. Oman tiedon hallintaan kannattaa ehdottomasti uhrata aikaa, mutta tärkeää on toki käyttää sekin aika järkevästi ja kuten tiedonhankinnassa yleensäkin, keskittyä olennaiseen.

Isto Huvila
valtiotieteen tohtori, tutkija
Upsalan yliopisto

VTT Isto Huvila työskentelee informaatiotutkimuksen tutkijana ja opettajana Uppsalan yliopistossa. Huvila on väitellyt Åbo Akademissa informaatiotyötä käsittelevällä väitöskirjalla ja on suosittu aihealueen työtapojen ja työkalujen kouluttaja.

HAUS kouluttaa - alkavaa koulutusta

• Omat tiedot ojennukseen 1.12.2010. Kouluttajana VTT Isto Huvila. Tutustu ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan!