REKISTERISELOSTE (Henkilötietolaki (523/1999) 10 §)

Laatimispäivä 8.10.2015

1.    Rekisterinpitäjä                

HAUS kehittämiskeskus Oy
Hollantilaisentie 11, PL 101
00331 Helsinki
Vaihde: 0207 180 1
Sähköposti: viestinta@haus.fi

2.    Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Koulutussuunnittelija Matleena Nurmiainen
HAUS kehittämiskeskus Oy
PL 101
00331 Helsinki
matleena.nurmiainen@haus.fi

3.    Rekisterin nimi

HAUS kehittämiskeskus Oy:n asiakasrekisteri.

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on HAUS kehittämiskeskus Oy:n koulutus- ja kehittämistoimintaan liittyvän asiakassuhteen hoito. Asiakkaita ovat HAUS kehittämiskeskus Oy:n järjestämiin koulutuksiin ja tilaisuuksiin osallistuneet henkilöt. Asiakasrekisterin sisältämiä tietoja voidaan käyttää myös HAUSin toiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen liittyvien tutkimusten tekemisessä.

5.    Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin talletetaan asiakkaan ilmoittautumisen yhteydessä kysyttyjä, koulutuksen ja tapahtumien järjestämisen sekä asiakassuhteen hoitamisen kannalta olennaisia tietoja, kuten:
•    nimi
•    ammattinimike
•    organisaatio
•    organisaation yhteystiedot
•    puhelin- tai matkapuhelinnumero
•    sähköpostiosoite
•    sosiaaliturvatunnus (oppisopimusopiskelijat)
•    syntymäaika (matkanjärjestäjää varten)
•    kiinnostuksen kohteet (koulutusalat)
•    asiakkaan koulutus- ja ilmoittautumishistoria HAUS kehittämiskeskus Oy:n koulutuksissa

6.    Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri koostetaan asiakkaan itse ilmoittautumisen yhteydessä antamista tiedoista. Asiakas voi koska tahansa päivittää tietojaan www.haus.fi-verkkosivuilla olevalla lomakkeella tai ilmoittamalla muuttuneista tiedoista HAUS kehittämiskeskus Oy:öön.

7.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset

HAUS kehittämiskeskus Oy luovuttaa oppisopimuskoulutettavien asiakasrekisterissä olevia tietoja lainsäädännön velvoittamassa laajuudessa tutkintotoimikunnille, Tilastokeskukselle, oppisopimustoimistoille sekä Opetushallitukselle. Muiden asiakasrekisterissä olevien henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin.

8.    Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9.    Rekisterin suojauksen perusteet


A.    Manuaalinen aineisto:
Paperiasiakirjat (todistukset, osa opintosuorituksista)

Arkistoissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat ovat lukittavissa kaapeissa siten, että sivullisilla ei ole pääsyä aineistoihin.

B.    Sähköiset järjestelmät:
eTaika-koulutus- ja asiakashallintajärjestelmä (2015 -)
Major Blue -kurssinhallinta ja markkinointijärjestelmä (-2015)
Optima-verkko-oppimisympäristö
Koodiviidakko Oy:n sähköpostityökalu
Webropol-kysely- ja raportointityökalu

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjien ja sen tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja riittävillä teknisillä tietosuojaratkaisuilla. Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti ja niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu HAUS kehittämiskeskus Oy:n työntekijä.  Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu. Käyttäjä tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Rekisterin tietoja käsitellään pääasiassa HAUS kehittämiskeskus Oy:ssä. Sähköisessä viestinnässä käytetään ulkopuolista työkalua (Koodiviidakko Oy). Koodiviidakon sähköpostimarkkinointityökalun ja koulutus- ja asiakashallintajärjestelmän välinen rajapinta on asianmukaisesti auditoitu.

10.    Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten.